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新常态下科研实物归档攻略
2023/08/04

科研实物是科学技术研究项目的重要交付成果。自15号令正式施行以来,将科研实物档案纳入科研项目档案进行综合评价已成为科研项目结题验收或综合绩效评价的新常态。

文章梳理了我国“十三五”期间科研实物归档工作的主要管理难点及由此产生的问题,同时结合我国现行的科研项目管理及科研档案管理要求,提出了一些规范科研实物归档的实现策略。这些创新管理策略已在“十三五”部分科研实物的归档管理中得到实际应用,并将为规范“十四五”科研实物的归档管理工作提供借鉴参考。


一、什么是科研实物档案

科研实物档案是指科学技术研究项目(以下简称“科研项目”)任务书或申报书中规定的应交付的以物质实体为载体,且具有保存价值的样机、样本、标本等科研实物成果。


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各种尺寸的激光钕玻璃  档号:X01-4-01-448

图源:中科院上海光机所


科研实物档案与文字材料相比,其信息直接记录性更强,且有可重复查考性和价值增生能力,可为后续推动科研成果共享,科研成果转化,科研成果宣传、技术更新或在遭遇不可抗力情况下快速复制、复现科研成果等利用活动提供最直接、可靠的参考信息。


二、现行科研实物归档难点

自定义无标准

样机、样本等科研实物是我国自主研发、自主创新类科研项目的主要交付成果,也是项目各审批、经费管理等科研项目管理方关注的重点。然而,由于目前我国还没有统一的科研实物归档指导标准,导致各项目单位对科研实物的归档目的及范围的理解偏差较大,使科研实物的归档工作整体处于一种无规则的自定义状态。


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铷钟内部结构(1979年) 档号:X01-1-01-078

图源:中科院上海光机所


归档源动力不足

在未充分认识到科研实物归档价值和必要性的前提下,部分科研人员片面理解15号令首次提出的科研实物归档工作,只简单地看到了其中的工作量,认为这项工作与党中央、国务院出台的为一线科研人员减负,激发科研人员创新活力的政策相悖,对科研实物的归档工作态度消极、敷衍了事。

集中统管困难

科研项目研究形成的科研实物如,有的实验平台体积庞大,有的样机必须安装在特定的实验台架才能发挥作用,无法迁移;还有的生物样品,其保管条件十分苛刻,需要配套特定的环境和设施设备。科研实物这些受体积、应用环境及保管条件等多重因素限制的特性决定了科研实物无法像其它类别档案一样实行集中统管。


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铷钟的核心部件—轴向通光的微波谐振腔(1979年) 档号:X01-1-01-079

图源:中科院上海光机所

三、现行科研实物归档存在的问题

核心信息缺项多、档案类别界定困难

A.关键信息收集不全

与传统实物档案的单一实体信息收集范围不同,科研实物档案是“实体信息”+“关联信息”的结合体。目前,由于缺少统一的科研实物归档范围参考指导标准,有的以技术秘密为由未将关键工艺流程图归档;有的未将证明科研实物满足技术考核指标的原始实验或测试数据归档等,为后续的科研实物成果推广应用,人为制造了诸多技术壁垒。

B.独立调卷困难

档案管理专业人员对科研实物档案归属类别的理解偏差较大。部分项目单位的科研实物参照设备类管理要求整理归档;部分只简单地拍了照片,按照片类要求整理归档,且归档信息缺乏必要的逻辑梳理和信息整合,因而在科研项目结题验收现场通常出现档案人员在缺乏科研人员协助的前提下,根本无法独立调出单个科研实物全套档案的现象。


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姜中宏院士科研手稿  档号:D155-689

图源:中科院上海光机所


加重一线科研人员整改工作量

A.未与项目管理要求融合

不同科研项目经费来源渠道对科研项目的管理及项目结题验收有其特定的管理要求,如:有的要求项目里程碑节点报告或交付成果缺一不可;有的未对项目档案提无任何要求等。这些特定的项目管理要求未引起部分项目单位的足够重视,使得部分首次承担研发任务的科研人员由于缺乏经验,未能及时掌握并响应项目管理要求;同时也给部分担心技术秘密泄露的科研人员创造了刻意忽略核心技术文件归档的机会,往往造成项目最终无法一次通过结题验收,加重了后期整改的工作量。

B.未与资产管理要求融合

现行科研档案管理人员通常将科研实物研制过程中采购的一些具有独立功能的零部件等按单台套设备进行归档,扩大了设备的概念和归档范围,未与将科研实物作为一整套资产进行综合管理的财务管理要求融合,造成同一科研项目的归档设备名称和台套数常常与财务审计出具的设备盘点表无法对应。


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直径12cm,长度5.04m的掺钕硅酸盐玻璃棒  档号:X01-4-01-443

图源:中科院上海光机所


安全保管存在高风险

现行的大部分科研实物档案因不可迁移或缺乏足够的实物档案专门保管条件等诸多因素的限制,不得不暂存在各科研项目单位的实验室、仓库或外协单位等临时保管场所。科研实物档案实体处于档案保管的管控范畴之外,安全存在高风险。


四、科研实物创新管理策略

定制归档范围,创建一站式信息查询新手段

A.联合项目负责人确定归档范围

科研实物档案的归档范围包含了科研实物实体、科研实物研制过程形成的技术、采购加工制造的纸质或电子文件、声像资料等不同载体的原始记录。

量身定制科研实物归档范围应由科研项目组成员及科研档案管理专业人员共同参与,经科研项目负责人及档案管理部门负责人共同签字后生效,并在执行过程中根据科研实际进展和技术路线调整等情况及时修订升版,从制度层面强化并保障科研实物档案的完整性和准确性。

B.编制科研实物档案信息清单

科研实物档案是多种载体结合体的特性,决定了按单台套设备、照片或传统实物等某个单一类别整理归档的管理模式是不科学的,将导致归档后的科研实物档案成为多个独立的信息孤岛,编制科研实物档案清单(推荐格式见附表)可快速将碎片化的科研实物档案信息进行整合,满足一站式档案检索和信息查询的需求。


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深化指导力度,为科研人员科学减负

A.分级分类开展科研档案验收或审查

根据15号令相关要求,并融合经费来源相关部门的项目特定管理要求,准确划定科研实物项目档案管理的类别和级别,确定科研实物项目档案的验收或审查组织形式,并制定相应的实施细则。实施细则应科学、合理、合规,与时俱进。


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B.提供全方位的专业指导

档案专业人员应利用“四参加”的机会,持续加强自身的项目管理知识学习,及时掌握不同类别科研项目的特定管理要求;并充分利用自己的经验,协助科研人员对照项目申报书、任务书的要求对科研实物研究全过程资料进行系统梳理,开展自查和自评价活动;及时提醒、督促科研人员补充完善研究成果文件的编制和签署,完成研究成果原始支撑材料的收集等工作,提高项目档案单项验收和项目结题验收的一次通过率。

定制资产归档铭牌,按计划进行巡检

科研实物档案分散保管的实际状态决定了项目单位的档案管理工作必须勇于跳出传统的集中统管思维,加强与项目单位的资产管理部门的协调沟通,将科研实物档案的安全保管要求纳入单位资产管控措施,在现行资产管理铭牌或卡片上增设科研实物的“档号”及“保管期限”等内容;制定科研实物档案巡检计划,“走出”档案库房,定期到科研实物档案实体的暂存地对其实际保管状态进行巡检、评估和培训,以确保科研实物档案的实际保管状态与归档信息一致。

一件件实物档案,无声地述说着一代代科研工作者为祖国科研事业殚精竭虑,孜孜不倦的故事。科研实物档案,是前辈留给我们后人的宝贵财富,具有不可磨灭的价值。作为档案从业者,我们更应做好科研实物档案工作,最大限度发挥这笔财富的价值。

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